内部控制
内部控制中不相容职务分离浅析
来源:财会信报 添加日期:2015年09月16日
(三)授权批准控制程序存在漏洞。企业内部控制的一个重要环节就是授权批准控制,应该明确各个部门和各个岗位办理业务的权限范围和相关的审批程序、责任等。在企业的日常管理中,授权批准制度的控制主要体现在对审核批准的控制上,就是要求企业的各个岗位按照规定的程序来复核和审查相关经济事项或经济业务的合规性、真实性以及相关资料的真实性和完整性,并做出批准或者不批准的决定。当前,我国的很多企业都存在着授权批准控制不健全的现象,例如:授权批准带有较大的随意性、授权批准的程序不够完善等,这些都可能引发严重的经营风险和财务风险。
(四)内部控制制度执行乏力。现阶段,国内很多企业虽然制定了相关的内部控制制度,但是在实际执行的过程中,由于人员素质不高、管理层不够重视等多方面的原因,使得内部控制制度得不到应有的执行,内部控制制度形同虚设,不能发挥应有的控制作用。例如:有些企业为了应付上级检查或者是满足信息披露的要求,表面上制定了一系列的内部控制制度,但是这些制度并没有在生产经营中落到实处。另外,很多企业的管理层把精力都放在了产品更新换代或者开拓市场上,将企业的内部控制搁置起来,只是在企业经营出现重大问题的时候,才想起实施内部控制。
不相容职务分离的必要性
不相容职务分离既可以在事前规避舞弊行为发生,也可以在事中纠正舞弊。一方面,企业通过设置不相容岗位,严格执行定岗、定位、定操作。将不相容职务分离措施严格执行,就能够预防有意的舞弊行为。另一方面,公司各部门或同一部门的不相容职务相关人员在岗位上相互制约,在工作过程中相互监督,并保证相关权利的制衡,从而彻底消灭舞弊滋生和繁衍的环境。对于比较容易发现的财务舞弊,不相容职务应该及时制止并实现实时控制。而对于没有发现或者很难发现的舞弊,则应在阻止舞弊后果扩散的前提下,尽快消除舞弊产生的不良影响。
一个人不能同时兼干可以隐匿自己所犯错误和不轨行为的职务。在企业中,记账职务与经营保管的职务相分隔,可以有效防止那些接近资产的人挪用资产,并采取涂改会计记录的办法隐匿这些行为。记账人员不能担任经办人、审批人,不能保管企业财务。在生产业务方面,保管要和物品使用相互分离,出纳要和会计相互分离。我国法律上也有规定:会计岗位不能兼任出纳岗位。在职务定期轮岗方面,当不相容职务员工暗地勾结、徇私舞弊时,就使不相容职务分离失去意义。对此,需要在关键岗位进行定期轮岗。例如财务负责人进行5年制的轮岗、物资采购人、仓库管理员、审计、会计、出纳也要进行定期轮岗,移交工作也要有部门负责人监督。定期轮岗可以避免员工抱有懒散、散漫的工作态度,提升员工全面素质。在预防了企业内部控制问题,减少了财务舞弊行为的同时,也提升了工作效率,让员工能够相互学习、相互沟通。
在企业中,不相容的经济业务至少有两个或者两个以上的部门或者人员参加,只有这些人员和部门不相互勾结,差错和不轨行为才能很容易地被发现,通过职务分离不但可以提高工作效率,而且也使内部会计控制得到实施,有效地保证了会计信息的真实完整性。(完)