财会便[2014]56号

各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅(局)会计处，新疆生产建设兵团财务局会计处，中共中央直属机关事务管理局会计处，国家机关事务管理局财务司会计处，解放军总后勤部财务部会计局、武警部队后勤部财务部会计处，部内有关单位：
　　为适应经济社会发展和会计信息化建设需要，规范会计档案，特别是电子会计档案，提升会计档案管理工作水平，我们对《会计档案管理办法》进行了修订，并起草了有关说明。请认真组织征求意见，并于2014年12月31日前将意见反馈至财政部会计司。
　　征求意见稿及说明全文可在财政部网站(www.mof.gov.cn)会计司子频道“工作通知”栏目下载。欢迎社会各界提出修改意见。
　　联系人：财政部会计司综合处李静
　　联系电话：010-68552550(传真)、68553032
　　通信地址：北京市西城区三里河南三巷3号财政部会计司综合处
　　邮政编码：100820
　　电子邮箱：li-jing@mof.gov.cn
　　附件：
　　1.会计档案管理办法(征求意见稿)
　　2.关于《会计档案管理办法(征求意见稿)》的说明
　　3.《会计档案管理办法(征求意见稿)》与现行《会计档案管理办法》对照表
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　                              财政部会计司
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　                            2014年12月1日
　　附件1
　　会计档案管理办法(征求意见稿)
　　第一条 为了加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》等有关法律、行政法规，制定本办法。
　　第二条 国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)，应当依照本办法管理会计档案。
　　第三条 国务院财政部门和国家档案行政管理部门主管全国会计档案工作，共同制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导。
　　县级以上人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作，并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。
　　第四条 各单位应当加强会计档案管理工作，设立档案机构或配备档案工作人员，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
　　第五条 本办法所称会计档案是指各单位在进行会计核算过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。
　　以下会计资料应纳入归档范围：
　　(一)会计凭证：原始凭证，记账凭证。
　　(二)会计账簿：总账，明细账，日记账，其他辅助性账簿。
　　(三)财务会计报告：月度、季度、半年度、年度财务会计报告。
　　(四)其他会计资料：银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，会计档案销毁鉴定意见书，其他具有保存价值的会计资料。
　　第六条 单位可以利用计算机、网络通信等现代信息技术手段管理会计档案。
　　第七条 单位内部形成的电子会计资料，同时满足下列条件的，可仅以电子形式归档保存：
　　(一)电子会计资料来源真实有效，由相应的信息系统生成和传输。
　　(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料数据；能够输出符合归档格式的会计凭证、账簿、报表等会计资料；设定并履行了经办、审核、审批等必要的电子签证程序。
　　(三)使用的档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案数据，符合电子数据长期保管要求，并建立了电子会计档案与相应纸质会计档案的索引关系。
　　(四)采取有效措施，防止电子会计档案数据被篡改。
　　(五)建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。
　　(六)不属于永久保存的会计档案。
　　第八条 单位从外部接收的原始凭证，附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的第三方认证的电子签名，且同时满足第七条规定条件的，可仅以电子形式归档保存。
　　第九条 单位会计机构按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。
　　第十条 属于当年归档范围的会计资料，一般应当在会计年度终了后半年内，由单位会计机构向档案机构或档案工作人员进行移交。
　　因工作需要确需推迟移交、由会计机构临时保管的，应当经档案机构或档案工作人员所属机构同意，且最多不超过三年。
　　临时保管期间，会计资料的保管应当符合国家有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。
　　第十一条 单位会计机构在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按国家有关规定办理移交手续。
　　移交的会计档案为纸质会计档案的，应当保持原卷的封装；移交的会计档案为电子会计档案的，应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
　　第十二条 各单位应当严格按照有关制度利用会计档案。利用会计档案的过程中，严禁篡改和损坏会计档案。
　　单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。
　　第十三条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为5年、10年、15年、25年四类。
　　会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
　　第十四条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。
　　单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。
　　第十五条 各单位应当成立档案鉴定委员会(或小组)，定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定销毁意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以进行销毁。
　　第十六条 单位确定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序进行销毁：
　　(一)单位档案机构编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
　　(二)单位负责人、档案机构负责人、会计机构负责人、档案机构经办人、会计机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。
　　(三)单位档案机构、会计机构、审计机构共同负责组织销毁工作，并共同派员监销。电子会计档案销毁时，还应当由信息系统管理机构派员监销。
　　(四)监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。
　　电子会计档案的鉴定销毁应当符合国家有关规定。
　　第十七条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
　　第十八条 单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当按照国家有关规定处置。
　　第十九条 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家有关规定处置，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。
　　单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。
　　第二十条 单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。
　　第二十一条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。
　　第二十二条 单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。
　　移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。
　　交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。
　　电子会计档案应当与元数据、相关软件一起移交，电子会计档案有相应纸质载体的，应在相应的元数据中著录相关信息，建立关联关系。档案接受单位应对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接受电子会计档案的完整、可读。
　　第二十三条 关系国家安全的会计档案，未经有关业务主管部门及国家保密主管部门批准，不得以任何形式将其携带、寄运或传输至境外。
　　第二十四条 预算、计划、制度、审计等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。
　　第二十五条 各省、自治区、直辖市人民政府财政部门、档案行政管理部门，国务院各业务主管部门，中国人民解放军总后勤部，可以根据本办法制定具体实施办法。
　　第二十六条 单位委托中介机构代理记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的保管要求及相应责任。
　　第二十七条 驻外机构和境内单位在境外设立企业的会计档案应当按照本办法和国家有关规定进行管理。
　　第二十八条 本办法由财政部负责解释，自2015年7月1日起执行。1998年8月21日财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》自本办法执行之日起废止。
　　附件2
　　关于《会计档案管理办法(征求意见稿)》的说明
　　为加强我国会计档案管理工作，提升会计档案管理工作水平，针对目前我国会计档案工作的技术手段、管理方法、管理流程等的新变化，我们对财政部于1998年印发的《会计档案管理办法》(财会字 [1998] 32号)(以下简称现行《管理办法》)中有关内容进行了修订，形成了《会计档案管理办法(征求意见稿)》(以下简称《管理办法(征求意见稿)》)。现对《管理办法(征求意见稿)》作出如下说明：
　　一、修订背景
　　财政部、国家档案局于1984年联合发布了《会计档案管理办法》，并于1998年对该办法进行了第一次修订。现行《管理办法》实施10多年以来，对于规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地为经济建设服务等发挥了积极作用。近年来，随着我国市场经济体制的不断健全、经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，会计档案的范围内容、承载形式、管理方式、应用程度等均发生了较大的变化，现行《管理办法》的有关条款已经无法适应新情况和新变化，突出表现在：(一)随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升，越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生和传递，并形成大量的电子会计档案，需要予以规范。(二)随着经营管理对会计核算多维信息需求的增加，会计档案数量大幅上升，档案管理工作面临着成本效率问题，会计档案的保管形式需要进行变革。(三)随着我国会计法律法规的不断完善，以及国家有关档案管理标准的出台或修订，会计档案的范围、保管、利用、销毁、交接等方面的规定，相应需要进行调整。
　　二、修订的主要内容
　　(一)明确会计档案的定义和范围
　　现行《管理办法》采用列举的方式，提出了四类应当归档的会计资料，但未对会计档案的内涵进行界定。列举之外的其他会计资料是否应当归档，缺少相应的判断标准，导致各单位在实际工作中的做法存在较大差异或者出现一些争议。因此，根据《档案法》以及相关制度办法关于档案的表述，《管理办法(征求意见稿)》对会计档案进行了定义，规定“本办法所称会计档案是指各单位在进行会计核算过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料”。
　　同时，根据《会计法》，《管理办法(征求意见稿)》对会计档案的范围进行了适当调整，规定会计档案应该包括(1)会计凭证：原始凭证，记账凭证。(2)会计账簿：总账，明细账，日记账，其他辅助性账簿。(3)财务会计报告：月度、季度、半年度、年度财务会计报告。(4)其他会计资料：银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，会计档案销毁鉴定意见书，其他具有保存价值的会计资料。
　　(二)明确电子会计档案的管理要求
　　随着互联网的飞速发展，云计算时代的来临，会计信息化步伐不断加快，电子会计资料正逐步取代纸质会计资料，在会计核算和财务管理中发挥着日益重要的作用。现行《管理办法》规定“采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并财政部、国家档案局备案”。在信息化时代，电子档案管理的法律规范和技术手段已经较为成熟，要求同时保存纸质和电子的会计档案意义不大，也大大增加了档案的管理成本。此外，所提的备案要求既有悖于国务院关于转变政府职能、简政放权的精神，也并不符合目前实际的做法。
　　为此，《管理办法(征求意见稿)》删除了备案的规定，并进一步肯定了电子会计档案的有效性和可替代性(对纸质会计档案的替代)，规定“单位内部形成的电子会计资料，同时满足下列条件的，可仅以电子形式归档保存：(1)电子会计资料来源真实有效，由相应的信息系统生成和传输。(2)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料数据；能够输出符合归档格式的会计凭证、账簿、报表等会计资料；设定并履行了经办、审核、审批等必要的电子签证程序。(3)使用的档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案数据，符合电子数据长期保管要求，并建立了电子会计档案与相应纸质会计档案的索引关系。(4)采取有效措施，防止电子会计档案数据被篡改。(5)建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。(6)不属于永久保存的会计档案。”、“单位从外部接收的原始凭证，附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的第三方认证的电子签名，且同时满足第七条规定条件的，可仅以电子形式归档保存。”
　　相应地，根据国家有关规定，《管理办法(征求意见稿)》对电子会计档案的移交、销毁、利用等也提出了有关要求。
　　(三)完善会计档案的销毁程序和要求
　　会计档案的销毁是会计档案管理工作的重要环节，其中，销毁鉴定是销毁的前提和基础。现行《管理办法》第十条规定了会计档案销毁的具体程序，但未明确销毁前的鉴定工作和有关责任，同时要求“单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见”，这在一定程度上将销毁的最主要责任归于单位负责人。在实际工作中，为避免可能发生的风险和承担的责任，对于已超过最低保管期限且符合销毁条件的会计档案，单位负责人一般也不愿轻易销毁，会计档案销毁工作很难有效实施。因此，《管理办法(征求意见稿)》增加了销毁鉴定的程序和要求，规定“各单位应当成立档案鉴定委员会(或小组)，定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定销毁意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以进行销毁。”
　　监销是保证销毁工作按照规定程序和要求进行的一项制度安排。现行《管理办法》规定，“销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销”。会计档案销毁属于单位的内部管理事务，由内部相关部门进行监销已经能够起到应有的监督作用，国家机关销毁会计档案再由财政部门、审计部门派员监销，实际意义不大，也增加了行政管理成本。为此，《管理办法(征求意见稿)》删除了财政部门、审计部门派员监销的规定，同时进一步明确单位内部组织监销的有关要求，规定“单位档案机构、会计机构、审计机构共同负责组织销毁工作，并共同派员监销。电子会计档案销毁时，还应当由信息系统管理机构派员监销。”、“监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。”
　　(四)结合实际需要完善或修改相关内容
　　一是延长会计档案移交档案机构(档案工作人员)的期限。现行《管理办法》要求会计年度终了后，会计档案可暂由会计机构保管一年，一年后应当移交本单位档案机构统一保管。实际工作中，很多单位会计机构的需要应对会计师事务所的审计以及业务主管部门、审计部门、税务部门等的检查，通常近三年的会计凭证、账簿、报表需要随时查阅。为减少审批手续，提高工作效率，会计机构往往申请推迟档案移交的时间。为此，《管理办法(征求意见稿)》规定，“属于当年归档范围的会计资料，一般应当在会计年度终了后半年内，由单位会计机构向档案机构或档案工作人员进行移交。因工作需要确需推迟移交、由会计机构临时保管的，应当经档案机构或档案工作人员所属机构同意，且最多不超过三年。”
　　二是完善会计档案利用的有关要求。现行《管理办法》规定，“各单位保存的会计档案不得借出”。实际工作中，在业务主管部门的检查、国家审计部门的审计中或者出于司法需要，会计档案会被借出。因此《管理办法(征求意见稿)》规定，“单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。”
　　三是明确代理记账中涉及的会计档案管理问题。近年来，我国会计服务外包发展迅速，很多小企业委托中介机构代理记账。因此，《管理办法(征求意见稿)》规定“单位委托中介机构代理记账的，应在签订的书面委托合同中，明确会计档案的保管要求及相应责任”。
　　四是根据会计档案的实际利用情况，将会计档案的定期保管期限由五类改为四类，删除了三年的定期保管期限类别，并相应调整了附表中的保管期限。