内部控制
内控管理缺失:“天下粮仓”现硕鼠(下)
来源:财会信报 添加日期:2014年07月25日
(一)强化对新选库点的审批
从奉贤米行获选代储点来说,作为一家非直属企业代储中央储备粮,却不具备代储中央储备粮的资格,这本身就是一个值得重视的问题。首先,按照2003年国务院颁布的《中央储备粮管理条例》,中国储备粮管理总公司选取代储企业是从取得代储中央储备粮资格的企业中选取,且需要报国家粮食行政管理部门、国务院财政部门和中国农业发展银行备案,并抄送当地粮食行政管理部门。其次,在代储资格认定这一环节,现已有《中央储备粮代储资格认定办法》、《中央储备粮代储资格认定办法实施细则》两个法规。可以说,已有的法规制度在代储库选择这个环节已经较为规范、全面,很值得有相关企业好好学习。
根据以上法规要求,在该案例中有三点值得注意:
(1)按相关法规规定只有国家粮食行政管理部门有权审核代储资格,只有中国储备粮管理总公司有权从获得相关资格的企业中择优选取代储企业。
(2)案例中曾明确该奉贤米行是委托储存库点,可能是在暗示该米行不是以代储企业的身份保管中央储备粮,所以可能因为这个原因,中储粮上海直属库才有权限决定让该米行代为保管中央储备粮。
(3)案例中还提到该米行入选的原因是硬件设施设备与交通条件良好。查阅《中央储备粮管理条例》与《中央储备粮代储资格认定办法》后,不难发现在审核代储企业资质时较为关注的点包括:企业的硬件情况、人员专业性、交通条件、经营管理与资信情况以及财务情况。可以说,远不止案例中提到的两点。
从以上分析可以看出,委托代储库点的选择需要明确决策权限,直属库是否有该权限,或者直属库中哪个管理层级的人员有该权限,职责应该更为清晰。这也符合《中央储备粮管理条例》中“严格制度、严格管理、严格责任”的要求。同时,还应进一步明确委托代储库点的选择标准,制定标准的出发点应始终围绕“数量、质量、安全”三大管理目标。
(二)加强代储库日常管理与监控
中储粮对于库存管理的总体目标较为明确,即“一符、三专、四落实”:(1)一符:即账实相符,要求做到会统账、实物账、保管账(卡)必须相符。(2)三专:即对所存储粮油(料)是否做到“专人、专账、专仓”管理;(3)四落实:即“品种、地点、数量、质量”是否确保落实。但是对于代储库点的后续监管力度似乎还比较缺乏。《中央储备粮仓储管理办法》中规定承储库每年3月和9月需对库存的粮食质量进行全面检测,并做好检测原始记录与检测报告;仓库还需要有日常检查工作,主要内容包括:数量、质量、粮情、安全、药剂、环境、档案。其中,粮情包括粮温、仓温、粮食水分等变化情况是否正常;档案包括粮食出入库手续、粮情检查及分析记录、熏蒸和通风记录、熏蒸审批及药剂领用手续、品质检测数据封是否齐全规范。
案例中对该米行的监管主要有两个层面:直属库派驻的监管员负责的日常管理、上级责任机构负责的监督检查。显然,该米行储备粮的实物资产与监管员的记录、上级责任机构的账面记录一定是不符,但是在张某等人犯案的一年多时间里,监管员并未及时发现差异,中储粮上海直属库在监管工作也存在疏忽,这不能不怀疑监管员与上级责任机构是否对仓库履行过必要的监管职能,比如全面的盘点。监管员平时的职责到底有哪些,上级责任机构对委托储存库点的监管手段是否充足。如果监管员日常工作中对粮情,特别是粮食水分经常检测,并经常比对相关历史档案记录,或者说对容易产生作假、舞弊的关键环节特别关注,案例中描述的情况还是很容易被发现的,张某等人可能就不会产生“贪念”。
(三)消除代储库粮食出库盲点
在上述案例中,张某等人趁直属库派驻的监管员晚上下班不在岗时,“神不知鬼不觉”地将储存的粮食加水、吸潮后把增重的部分私自卖掉。从这一点可以看出,虽然直属库已派驻专门的监管员对代储库进行监管,但是仍然存在管理上的漏洞,使托管企业有“心”人员可以轻易进出代储库,并偷盗委托单位的资产。显然,代储库的保管钥匙存在多人保管的现象,监管员无法有效保证自己不在时其他人员不进出仓库。这就是代储库粮食出库管理环节的盲点所在。
因此,如果要杜绝此类事件的发生,消除代储库粮食出库盲点可考虑两点:一是实现储备粮真正的专仓、专人管理,且只有直属库派驻的监管员保存仓库钥匙,若监管员离岗,在正常情况下没有人可以进入仓库,若有紧急情况则可采用紧急手段进入仓库;二是加快在各承储库点安装和应用储粮远程监管系统,对储粮全天候不间断监管。(完)